۞ Origen de la auditoria
Se origina con la llegada de la actividad comercial, ante la realidad de que un empresario no puede invertir en todos sus procesos productivos y comerciales
Empezó a surgir una primera etapa llamada “auditoria”, esta originada aproximadamente en 1930 consistía en verificar cuentas, descubrir fraudes y vigilar las operaciones.
۞ Antecedentes de auditoria administrativa
El maestro Joaquín Rodríguez Valencia señala:
El padre de la administración Henry Farol, menciono en 1930, que el método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeacion, la organización, el mando, la coordinación y el control están siendo atendidos , esto se refiere a que se la empresa esta siendo administrada de la manera correcta .
El doctor James Mckinsey en el periodo 1935 a 1940 llego a lo sig:
La empresa debe periódicamente hacer una auditoria que consistiría en una evaluación de la misma en todos sus aspectos y a la vista de un ambiente empresarial
La filosofía de Ing. William Leonard se centra en que las estructuras administrativas siempre habrán de estar en alerta permanentemente para recibir cambios que se dan en los negocios, economía, políticas y disposiciones gubernamentales y la sociedad en general.
۞ Que es la auditoria
Es el examen de las operaciones administrativas y financieras de una empresa aplicada por especialistas ajenas o relacionadas internamente con ella con objeto de evaluar la situación de la misma
۞ Concepto de auditoria administrativa
Es la técnica que tiene el objeto de revisar supervisar y evaluar la administración de la empresa , ver si los métodos, sistema y procedimientos aseguran el cumplimiento con las políticas, planes, programa, leyes y reglamentos ,al igual es un examen constructivo y amplio de la estructura orgánica de una compañía, institución o dependencia gubernamental o de cualquier componente de ellas constituye también el ámbito vital y critico de la organización
۞ Objetivo de la auditoria administrativa
Verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso
۞ Tipos de auditoria
a) Auditoria interna
Corresponde al departamento de recursos humanos, controla sus propios programas y políticas dentro de cada proyecto y cada programa de establecerse la forma en que será controlado y los criterios por medio de los cuales se juzgará la efectividad del mismo, el control debe quedar explícitamente establecido en cada plan .Como su nombre lo dice se lleva a cabo dentro de la empresa y la realiza personal interno.
b) Auditoria externa
Acompañada de un asesoramiento puede ser beneficiosa en cuanto que los elementos externos ofrezcan nuevas ideas o comparaciones con otras empresas , es mas costosa, debe ser realizada por profesionales de indudable calidad, reconocidas por su dedicación al campo de los recursos humanos
۞ Pasos de una auditoria
1) Consiste en la determinación del campo que va a cubrir el procedimiento puede ser general o especifica , barca todos los programas y políticos
2) Cubrirá políticas y programas aislados, consiste en determinar las fuentes de información de las cuales serán obtenidos los datos puede recurrir a encuestas y entrevistas, los datos deben ser objetivos que no estén contaminados por los intereses, los prejuicios, los gustos etc.…
۞ Perfil de un auditor
En un auditor recae la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios la calidad y nivel de ejecución de la auditoria, es por ello que depende en gran medida el profesionalismo y sensibilidad del auditor así como de su comprensión de las actividades las cuales implica la consunción de conocimientos , habilidades, destreza y experiencias
Un auditor debe cubrir con un perfil específico
Actitud positiva Saber escuchar
Experiencia
Creatividad
Mente analítica
Estabilidad emocional
Imaginación
Iniciativa
Objetividad
Discreción
Experiencia
Se origina con la llegada de la actividad comercial, ante la realidad de que un empresario no puede invertir en todos sus procesos productivos y comerciales
Empezó a surgir una primera etapa llamada “auditoria”, esta originada aproximadamente en 1930 consistía en verificar cuentas, descubrir fraudes y vigilar las operaciones.
۞ Antecedentes de auditoria administrativa
El maestro Joaquín Rodríguez Valencia señala:
El padre de la administración Henry Farol, menciono en 1930, que el método para examinar una organización y determinar las mejoras necesarias es estudiar el mecanismo administrativo para determinar si la planeacion, la organización, el mando, la coordinación y el control están siendo atendidos , esto se refiere a que se la empresa esta siendo administrada de la manera correcta .
El doctor James Mckinsey en el periodo 1935 a 1940 llego a lo sig:
La empresa debe periódicamente hacer una auditoria que consistiría en una evaluación de la misma en todos sus aspectos y a la vista de un ambiente empresarial
La filosofía de Ing. William Leonard se centra en que las estructuras administrativas siempre habrán de estar en alerta permanentemente para recibir cambios que se dan en los negocios, economía, políticas y disposiciones gubernamentales y la sociedad en general.
۞ Que es la auditoria
Es el examen de las operaciones administrativas y financieras de una empresa aplicada por especialistas ajenas o relacionadas internamente con ella con objeto de evaluar la situación de la misma
۞ Concepto de auditoria administrativa
Es la técnica que tiene el objeto de revisar supervisar y evaluar la administración de la empresa , ver si los métodos, sistema y procedimientos aseguran el cumplimiento con las políticas, planes, programa, leyes y reglamentos ,al igual es un examen constructivo y amplio de la estructura orgánica de una compañía, institución o dependencia gubernamental o de cualquier componente de ellas constituye también el ámbito vital y critico de la organización
۞ Objetivo de la auditoria administrativa
Verificar, evaluar y promover el cumplimiento y apego al correcto funcionamiento de las fases o elementos del proceso
۞ Tipos de auditoria
a) Auditoria interna
Corresponde al departamento de recursos humanos, controla sus propios programas y políticas dentro de cada proyecto y cada programa de establecerse la forma en que será controlado y los criterios por medio de los cuales se juzgará la efectividad del mismo, el control debe quedar explícitamente establecido en cada plan .Como su nombre lo dice se lleva a cabo dentro de la empresa y la realiza personal interno.
b) Auditoria externa
Acompañada de un asesoramiento puede ser beneficiosa en cuanto que los elementos externos ofrezcan nuevas ideas o comparaciones con otras empresas , es mas costosa, debe ser realizada por profesionales de indudable calidad, reconocidas por su dedicación al campo de los recursos humanos
۞ Pasos de una auditoria
1) Consiste en la determinación del campo que va a cubrir el procedimiento puede ser general o especifica , barca todos los programas y políticos
2) Cubrirá políticas y programas aislados, consiste en determinar las fuentes de información de las cuales serán obtenidos los datos puede recurrir a encuestas y entrevistas, los datos deben ser objetivos que no estén contaminados por los intereses, los prejuicios, los gustos etc.…
۞ Perfil de un auditor
En un auditor recae la responsabilidad de conceptualizarla, practicarla y lograr los resultados necesarios la calidad y nivel de ejecución de la auditoria, es por ello que depende en gran medida el profesionalismo y sensibilidad del auditor así como de su comprensión de las actividades las cuales implica la consunción de conocimientos , habilidades, destreza y experiencias
Un auditor debe cubrir con un perfil específico
Actitud positiva Saber escuchar
Experiencia
Creatividad
Mente analítica
Estabilidad emocional
Imaginación
Iniciativa
Objetividad
Discreción
Experiencia
۞ MARCO GENERAL DE LA AUDITORIA ADMINISTRATIVA
El autor J. C. Burton dice: “Aun cuando ya se ha escrito sobre auditoría administrativa, hasta la fecha no se ha hecho un esfuerzo formal por construir un marco para este tipo de auditoria”. Para delinear tal marco, se debe tener en cuenta lo siguiente:
1. Analizar el criterio para una auditoria administrativa.2. Establecer normas de desempeño.3. Elaborar informes sobre auditoria administrativa.4. Crear procedimientos de auditoria administrativa..
۞ Analizar el criterio para una auditoria administrativa.
Sobre este aspecto J. C. Burton dice que pueden establecerse tres premisas
La auditoría debe tratar con lo objetivo y apreciable. Se define lo objetivo como desprendido, imparcial, y sin prejuicios. Esta definición puede satisfacerla un auditor con experiencia, que ejerza un juicio profesional sobre: la calidad de la administración y de los que hacen administración (gerentes), la calidad de los procesos mediante los cuales operan, la calidad de la función social, etc. La auditoría debe tener relación con el presente y con el futuro.
۞ Establecer normas de desempeño.
Para desarrollar una auditoría administrativa, un prerrequisito importante es la formulación de normas de desempeño administrativo que pueden expresarse en términos específicos. Estas normas son necesarias para evaluar tanto los procedimientos como los resultados. El propósito principal que la dirección superior busca, es lograr el efectivo control administrativo sobre las operaciones del organismo; a fin de alcanzar este control, la administración establece un conjunto de sistemas y procedimientos.
Por tanto se podrán ponderar funciones, determinar factores por evaluar, asignar puntos a los factores y fijar grados de efectividad. Esto nos llevará a investigar y evaluar cuantitativamente a fin de llegar a una apreciación de la forma de operar de un organismo.
۞ Elaborar informes de auditoría administrativa.
Es necesario establecer un método de informes de auditoría administrativa con el propósito de que el auditor pueda contar con un medio de información estructurado para dar a conocer los resultados de su análisis. El informe debe ser elaborado de manera sistemática, para ello con-viene considerar los aspectos siguientes:
Planeación del informe.
En primer lugar debe decidirse acerca de qué se va a escribir, para lo cual se deberán determinar dos cosas:
¿Quién lo va a leer?
¿Qué uso va a tener?
Organización del informe. Los informes deben dividirse y ordenarse en determinadas partes: la sección inicial, el estudio principal y las conclusiones; sin embargo, el número de secciones o partes depende de su dimensión y de su complejidad. Proponemos tres secciones para llegar a un adecuado informe, éstas son:
a) Material preliminar. Es la parte introductoria y abarca:PortadaCarta de presentaciónPrefacioSumario
b) Informe contenido principalEn esta parte se incluirán breves comentarios sobre el propósito de la auditoría, especificación del alcance, métodos utilizados, cuestionarios empleados y personal entrevistado. Se recomienda para los informes de auditoría el siguiente contenido:
Deficiencias de las áreas funcionales.
Deficiencias de la administración general.Apreciación de la empresa.
Conclusiones y recomendaciones.
c) Material complementario:En este apartado se incluirá la información diversa, útil a algunos lectores del informe pero no esencial para la exposición básica; se clasifica como material complementario (anexos); entre los anexos más comunes están los siguientes:
Gráficas
Cuadros
Formas
Diagramas de flujo
Cuestionarios
Hojas de trabajo
Hojas de datos (entrevistas)
Programas de trabajo
El auditor deberá revisar cuidadosamente el informe antes de darlo por terminado, plantea que el auditor debe con-testar las siguientes preguntas:
¿Se exponen todos los hechos de importancia?
¿Está redactado el informe con claridad?
¿Las recomendaciones son oportunas, fáciles de realizar, convenientes para la dirección v el éxito de la empresa?
¿Lo tratado en mi informe es interesante, comprensible, y útil para la dirección?
Si el auditor contesta afirmativamente estas preguntas, podrá estar seguro de que el informe, tal como está concebido, es correcto. Control de las conclusiones y recomendaciones. El objetivo principal del informe de auditoría administrativa es lograr que las recomendaciones pro-puestas en él se sigan y se cumplan.
Aunque las recomendaciones presentadas en el informe no se efectúen por el auditor, éste deberá:
Cerciorarse de que las acciones correctivas se lleven a cabo y observar los resultados obtenidos.
Persuadir a la dirección de que algunas sugerencias requieren tiempo para alcanzar los resultados deseados.
Convencer a la dirección superior de que la auditoría administrativa es una técnica que da a la empresa mayor capacidad para lograr los objetivos y planes establecidos.
۞ Crear procedimientos de auditoria administrativa.
Para efectuar la auditoría, es necesario crear los procedimientos asociados a tal trabajo y la documentación necesaria para respaldar la opinión del auditor administrativo. Respecto a la revisión del control interno
En una auditoría administrativa, el auditor verificará si la dirección está obteniendo información pertinente a las decisiones y acciones que debe emprender. Esto requerirá un análisis extenso de las necesidades de información con el fin de evaluar la eficacia del sistema existente para satisfacerlas..
En el manejo y control de las tareas de auditoría administrativa se requieren políticas y procedimientos definidos que eviten cualquier posible confusión. En la práctica se pueden combinar dos o más técnicas de auditoría, para generar lo que se denomina “procedimientos de auditoría”.
Los procedimientos de auditoría se definen como: “Las técnicas de análisis aplicables a una variable o grupo de hechos, relativos a la administración, sujetos a examen y evaluación, mediante los cuales el auditor logra fundamentar su apreciación”. El auditor debe seleccionar aquellos datos que tengan mayor significado en la evaluación del desempeño de la organización, y exponerlos de una manera fácil de entender, con el propósito de que los funcionarios puedan hacer uso de ellos.La aplicación de una o más técnicas de auditoría da origen a los procedimientos siguientes
۞ TECNICAS DE INVESTIGACION
1. Investigación documental de hechos y registros
2. Observación directa
۞ CUESTIONARIOS
1. Cuestionario general
2. Cuestionario por áreas funcionales
3. Cuestionario de análisis de funciones del trabajo
4. Cuestionario de análisis de procedimientos
5. Cuestionario de análisis del sistema de información
6. Cuestionario de análisis de formas
7. Hoja de análisis
8. Carpeta de papeles de trabajo (copias de manuales administrativos, copias de informes, diagramas de flujo del sistema de información, descripción del proceso de planeación, etc.)
۞ ENTREVISTAS
1. Entrevistas a funcionarios y gerentes
2. Entrevistas a jefes de departamento
3. Entrevistas a personal operativo
۞ Generalidades del control
Concepto de control
۞ Generalidades del control
Concepto de control
Proceso para asegurar que las actividades reales se ajusten a las actividades planificadas. Permite mantener a la organización o sistema en buen camino.
La palabra control ha sido utilizada con varios y diferentes sentidos
*Control como función coercitiva y restrictiva, para inhibir o impedir conductas indeseables, como llegar con atraso al trabajo o a clases, hacer escándalos, etcétera.
*Control como verificación de alguna cosa, para apreciar si está correcto, como verificar pruebas o notas.
*Control como comparación con algún estándar de referencia como pensar una mercadería en otra balanza, comparar notas de alumnos etcétera
*Control como función administrativa, esto es, como la cuarta etapa del proceso administrativo.
Constituye la cuarta y ultima etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
۞ Establecimiento de Estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.
Constituye la cuarta y ultima etapa del proceso administrativo. Este tiende a asegurar que las cosas se hagan de acuerdo con las expectativas o conforme fue planeado, organizado y dirigido, señalando las fallas y errores con el fin de repararlos y evitar que se repitan.
۞ Establecimiento de Estándares
Un estándar puede ser definido como una unidad de medida que sirve como modelo, guía o patrón con base en la cual se efectúa el control.Los estándares son criterios establecidos contra los cuales pueden medirse los resultados, representan la expresión de las metas de planeación de la empresa o departamento en términos tales que el logro real de los deberes asignados puedan medirse contra ellos.
۞ Medición de resultados
Si el control se fija adecuadamente y si existen medios disponibles paradeterminar exactamente que están haciendo los subordinados, la comparación del desempeño real con lo esperado es fácil. Pero hay actividades en las que es difícil establecer estándares de control por lo que se dificulta la medición.
۞ Corrección
Si como resultado de la medición se detectan desviaciones, corregir inmediatamente esas desviaciones y establecer nuevos planes y procedimientos para que no se vuelvan a presentar.
Retroalimentación: Una vez corregidas las desviaciones, reprogramar el proceso de control con la información obtenida causante del desvío.
۞ Factores Del Control
۞ Factores Del Control
Existen cuatro factores que deben ser considerados al aplicar el proceso de control.
Cantidad
Tiempo
Costo
Calidad
Los tres primeros son de carácter cuantitativo y el último es eminentemente cualitativo.
El factor cantidad se aplica a actividades en la que el volumen es importante.A través del factor tiempo se controlan las fechas programadas.
El costo es utilizado como un indicador de la eficiencia administrativa, ya que por medio de él se determinan las erogaciones de ciertas actividades.
La calidad se refiere a todas las especificaciones que debe reunir un cierto producto o ciertas funciones de la empresa.
۞ Importancias Del Control
Establece medidas para corregir las actividades, de tal forma que se alcancen los planes exitosamente.
Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos.
Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para que no vuelvan a presentarse en el futuro.
Localiza los sectores responsables de la administración, desde el momento en que se establecen medidas correctivas.
Proporciona informacion acerca de la situación de la ejecución de los planes, sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.
۞ Tipos De Controles
Control preliminar. Este control tiene lugar antes de principiar operaciones e incluye la creación de políticas, procedimientos y reglas diseñadas para asegurar que las actividades planeadas serán ejecutadas con propiedad. La consistencia en el uso de las políticas y procedimientos es promovida por los esfuerzos del control.
Control concurrente. Este control tiene lugar durante la fase de la acción de ejecutar los planes e incluye la dirección, vigilancia y sincronización de las actividades, según ocurran.
Control de retroalimentación. Este tipo de control se enfoca sobre el uso de la información de los resultados anteriores, para corregir posibles desviaciones futuras del estándar aceptable.
۞ Areas Del Control
El control, actúa en todas las áreas y en todos los niveles de una empresa. Prácticamente todas las actividades de una empresa están bajo alguna forma de control o monitoreo.
Preferentemente debe abarcar las funciones básicas y áreas clave de resultados como:
Control de producción.
Control de producción.
La función del control en esta área busca el incremento de la eficiencia, la reducción de costos, y la uniformidad y mejora de la calidad del producto,
Control de calidad. Se refiere a la vigilancia que debe hacerse para comprobar una calidad específica tanto en materias primas como en los productos terminados
Control de inventarios. Se encarga de regular en forma óptima las existencias en los almacenes tanto de refacciones como de herramientas, materias primas, productos en proceso y terminados
Control de compras. Esta función verifica el cumplimiento de actividades como:
a) Selección adecuada de los proveedores,
b) Evaluación de la cantidad y calidad especificadas por el departamento solicitante
c) Control de los pedidos desde el momento de su requisición hasta la llegada del material
d) Determinación del punto de pedido y reorden
e) Comprobación de precios
Control de mercadotecnia. Se efectúa mediante el estudio de informes y estadísticas donde se analiza si las metas de mercadeo se han cumplido o no; comprende áreas tales como ventas, desarrollo de productos, distribución, publicidad y promoción.
Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas.
Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.
Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento
۞ Técnicas De Control
Control de ventas. Los pronósticos y presupuestos de ventas son esenciales para el establecimiento de este control. La función de este sistema sirve para medir la actuación de la fuerza de ventas en relación con las ventas pronosticadas y adoptar las medidas correctivas adecuadas.
Control de finanzas. Proporciona información acerca de la situación financiera de la empresa y del rendimiento en términos monetarios de los recursos, departamentos y actividades que la integran.
Control de recursos humanos. Su función es la evaluación de la efectividad en la implantación y ejecución de todos y cada uno de los programas de personal y del cumplimiento de los objetivos de este departamento
۞ Técnicas De Control
Técnica
Conjunto de procedimientos propios de un arte, ciencia u oficio. Habilidad con que se utilizan esos procedimientos.
Se puede definir a las técnicas del control como todos los procedimientos o métodos usados un una organización para controlar o supervisar un proceso automatizado o actividad humana.
۞ Presupuesto
۞ Presupuesto
Un mecanismo ampliamente usado para el control administrativo es el presupuesto
Como tales los presupuestos son estados de resultados anticipados se dice que los presupuestos es la monetización de los planes.
Los presupuestos obligan a la planeación y permiten que la autoridad sea delegada sin perdida de control.
Los presupuestos obligan a la planeación y permiten que la autoridad sea delegada sin perdida de control.
۞ Balance General Comparativo
Son especialmente útiles en el control del funcionamiento general de la empresa.
En el puede observarse los cambios que se efectúan y analizarse los desarrollos generales.
۞ Estado De Ganancias Y Perdidas
۞ Estado De Ganancias Y Perdidas
Muestran en forma breve el monto del ingreso, las deducciones y el ingreso neto
Estados de ganancias y perdidas comparativos permite al gerente localizar dificultades y ponerles remedio
۞ Auditoria Financiera
۞ Auditoria Financiera
La auditoría financiera es la inspección periódica de los registros contables, para verificar que estos hayan sido adecuadamente preparados y estén correctos, además ayuda al control general de la empresa.Se realiza para hacer comprobaciones de la exactitud de los registros, y al mismo tiempo revisa y evalúa los proyectos, actividades y procedimientos de la empresa.
۞ Auditoria Administrativa
Es la confrontación periódica de la planeación, organización, ejecución y contro administrativo de una compañía. Revisa el pasado, presente y futuro de empresa.
Además, chequea las diferentes áreas de la compañía con el fin de verificar si están logrando el máximo resultado de sus esfuerzos.
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Los beneficios de este tipo de auditoria son:
Los beneficios de este tipo de auditoria son:
a) Revisión de las nuevas políticas y prácticas,
b) Identificación de áreas débiles dentro de la organizacion, que requieren mayor apoyo
c) Mejor comunicación
d) Mide el grado de efectividad de los controles administrativos actuales
e) La auditoria administrativa se ocupa del punto de vista general, no evalúa el funcionamiento personal.
c) Mejor comunicación
d) Mide el grado de efectividad de los controles administrativos actuales
e) La auditoria administrativa se ocupa del punto de vista general, no evalúa el funcionamiento personal.
Los resultados de la auditoria administrativa son reflejados en un reporte de auditoria que esta escrito desde un punto de vista y con un estilo que presente resultados y recomendaciones objetivas, haciéndolos tan impersonales como sea posible.
۞ La auditoria en sí certifica
۞ La auditoria en sí certifica
Lo que la organización ha hecho por sí misma y lo que ha hecho para sus clientes o receptores de los productos o servicios que proporciona, para esto debe evaluar ciertos factores tales como: atributos de estabilidad financiera, eficiencia de la producción, efectividad en las ventas, desarrollo del personal, aumento de utilidades, relaciones públicas y responsabilidad cívica, etc.
Son todos aquellos que facilitan el proceso de control, ejemplo reportes de producción, informes de embarque, reportes financieros. El estudio de los datos que ellos arrojan y su comparación con otros reportes similares, ayudan al gerente a la toma de decisiones y a un mayor conocimiento del estado de la empresa.
۞ Análisis Estadístico
Es muy importante para un buen control los análisis estadísticos de los innumerables aspectos de la operación de un negocio o empresa, así como la presentación clara de estos, ya sean históricos o de pronóstico.Los datosen su mayoria son presentados en forma tal que puedan realizarse comparaciones con ciertos estándares.
۞ Conclusion
Para mi la auditoria es aquella que nos va ayudar a determinar el funcionemiento de una empresa , conocer si esta marchando adecuadamente con lo que esta planeado en un tiempo determinado y sacar resultados para observar si a mejorado o empeorado , y a su vez buscar nuevas estrategias o metodos que permitan cerciorar cada una de las actividades vigilar que se esten cumpliendo y ejecutando correctamente y asi alcanzar y obtener respuestas exitosas.
